18 octobre 2023
Hanae Kharouji, conseillère performance et technologie, vous explique comment optimiser la répartition de vos ressources humaines en gestion de projet via Zoho Projects et Zoho People.
En tant que gestionnaires de projets, nous savons que la complexité de l’allocation des ressources humaines peut souvent donner l’impression de se retrouver dans un labyrinthe. L’équilibre délicat entre des ressources limitées, des priorités contradictoires et la pression exercée pour mener à bien des projets dans le respect des contraintes peut rendre l’allocation des ressources complexe. Dans ce blog, nous allons nous plonger dans l’art et la science de l’optimisation de l’allocation des ressources en dévoilant des stratégies clés et les meilleures pratiques qui permettent aux gestionnaires de projet d’orchestrer un projet sans faille et d’augmenter la satisfaction des clients.
Comprendre les enjeux: Les principaux défis reliés à la gestion de projet
- Ressources limitées, demandes infinies : Chaque gestionnaire de projet est confronté au défi des ressources limitées, qu’il s’agisse de budget, de temps ou de ressources humaines qualifiées. L’équilibre entre ces contraintes et les exigences du projet est un obstacle constant.
- Les problèmes d’indisponibilité des ressources : La surréservation ou la sous-utilisation des ressources en raison de leur disponibilité fluctuante peut entraîner des inefficacités opérationnelles et compromettre l’avancement du projet.
- Difficultés liées à l’établissement des priorités : Déterminer quels projets sont prioritaires et comment répartir équitablement les ressources entre eux peut s’avérer une tâche décourageante, entraînant souvent des conflits et des retards.
- Inefficacité et retard : Une allocation sous-optimale des ressources peut déclencher un effet domino, entraînant des inefficacités dans l’exécution du projet, des délais non respectés et une augmentation des coûts.
Intérêts : Les avantages d’une répartition efficace des ressources
- Réussir un projet dans le respect des contraintes : L’objectif ultime est de livrer les projets dans les délais, en respectant le budget et en obtenant des résultats de haute qualité, ce qui se traduit directement par une satisfaction et une confiance accrues de la part du client.
- Attribution judicieuse des tâches : L’attribution des tâches aux individus en fonction de leurs compétences assure une utilisation optimale des ressources et améliore la qualité des résultats du projet.
- Des plans de projet réalistes : Une bonne affectation des tâches permet d’établir des plans de projet et des échéanciers plus réalistes, ce qui réduit la probabilité d’attentes non satisfaites et de frustration.
- Engagement et motivation : Une répartition équitable des ressources humaines permet aux membres de l’équipe de se sentir valorisés, ce qui renforce leur engagement et leur motivation et, par conséquent, améliore la productivité.
- Prise de décision efficace : Des stratégies d’allocation claires facilitent une prise de décision rapide et éclairée, garantissant que les projets restent sur la bonne voie, même face à des situations changeantes.
Bénéficier des applications Zoho : la voie de la réussite
Zoho Projects : Cet outil polyvalent permet aux gestionnaires de projet de planifier, d’allouer et de suivre les ressources efficacement, en gardant tous les intervenants dans la boucle.
Le rapport de répartition des ressources de Zoho Projects
Un outil crucial et pertinent de Zoho Projects est le » Rapport de répartition des ressources « , une fonction qui s’avère particulièrement utile pour relever les défis liés à la gestion des ressources. Ce rapport fournit une représentation détaillée de la répartition des ressources, ce qui permet une gestion plus précise et plus équilibrée de la charge de travail des employés. Pour identifier rapidement la charge de travail de chaque employé, le graphique emploie un code couleur précis :
- Les barres vertes indiquent que le travail est planifié pendant les heures de travail disponibles.
- Une barre verte non remplie indique que l’employé est sous-affecté et qu’il dispose de temps libre.
- Une barre verte complètement remplie indique une allocation optimale du temps de l’employé.
- À l’inverse, les barres rouges indiquent que les heures de travail d’un employé dépassent les heures de travail planifiées, indiquant qu’il est sur-affecté.
Utilisation méthodique des ressources
Pour obtenir un rapport d’utilisation des ressources précis et pertinent, il est primordial que les gestionnaires de projet respectent une série d’étapes méthodiques et structurées :
- Identification et définition des tâches : Après avoir créé le projet dans Zoho Projects, les gestionnaires doivent identifier, définir et créer toutes les tâches nécessaires au projet.
- Spécification des dates de début et de fin : Une fois la liste des tâches établie, il faut fixer des délais réalistes en définissant des dates de début et de fin pour chaque tâche.
- Attribution des propriétaires de tâches : Pour chaque tâche, il est essentiel de définir un ou plusieurs membres de l’équipe responsables de sa réalisation.
- Planification des heures de travail : Enfin, les responsables doivent définir les heures de travail prévues pour chaque membre de l’équipe affecté à une tâche. Il s’agit d’estimer le nombre
Une fois toutes ces informations correctement saisies dans le système, le rapport d’utilisation des ressources est généré. Ce rapport, basé sur des données complètes et précises, offre un aperçu précis et détaillé de l’utilisation des ressources tout au long du cycle de vie du projet.
Zoho People : Zoho People permet de gérer de façon transparente la disponibilité, les compétences et la répartition des ressources humaines afin que les bonnes personnes se trouvent au bon endroit au bon moment.
L’intégration stratégique de Zoho People et de Zoho Projects établit un lien crucial entre la gestion de projet et la gestion des ressources humaines. Cette intégration exploite les données disponibles dans Zoho People, telles que les compétences, les certifications et les niveaux d’expérience des employés, afin d’assigner efficacement les tâches et les projets aux membres les plus qualifiés de l’équipe. Cette approche facilite grandement la prise de décision lors de l’attribution des tâches, puisque la sélection des ressources est basée sur les compétences requises pour le travail.
Par ailleurs, cette intégration simplifie la gestion de la planification du travail pendant les périodes de congé ou d’absence. La synchronisation entre Zoho People et Zoho Projects fournit de l’information en temps réel sur les congés et les absences des employés inscrits dans Zoho People. Ainsi, les gestionnaires de projet peuvent rapidement déterminer la disponibilité des équipes, ce qui évite d’assigner des tâches à des employés en congés, améliorant ainsi l’efficacité de la gestion des ressources. La figure ci-dessous illustre la fonction « Congés et absences » du rapport d’utilisation des ressources. Lorsqu’une personne est en congé, cela est indiqué par l’icône bleue d’une petite personne dans la cellule de la date correspondante à l’absence de l’employé.
L’allocation des ressources est une aptitude qui peut assurer la réussite ou l’échec d’un projet. En reconnaissant les sources de préoccupation, en mettant à profit les intérêts et en abordant les défis de front, les gestionnaires de projet peuvent maîtriser l’art de l’affectation des ressources. Avec l’aide de Zoho Projects et de Zoho People, le parcours devient plus facile à gérer, ce qui se traduit par une exécution simplifiée, des clients satisfaits et des équipes motivées. Grâce à ces pratiques exemplaires et à ces stratégies, les gestionnaires de projet peuvent transformer la répartition des ressources d’un casse-tête en une force motrice qui favorise le succès des projets.
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