17 juillet 2023
Lucien Topart, conseiller en performance et technologie chez NSI, explique comment automatiser une hiérarchie de fichiers appropriée pour améliorer les opérations et augmenter votre productivité.
À mesure que votre entreprise se développe, la gestion des fichiers et des dossiers devient un aspect critique de vos opérations quotidiennes. L’organisation de vos fichiers dans une hiérarchie structurée peut faciliter les opérations commerciales, améliorer l’extensibilité et garantir l’uniformité des pratiques de votre équipe. Cependant, la mise en place et le maintien d’une hiérarchie de fichiers appropriée peuvent être une tâche ardue, surtout si vous avez de nombreux fichiers et membres d’équipe. La bonne nouvelle est qu’il existe des fonctionnalités pour automatiser ce processus, notamment avec la suite d’applications Zoho.
Pourquoi la hiérarchie de fichiers est-elle importante?
Une hiérarchie de fichiers bien organisée peut améliorer vos opérations en facilitant l’accessibilité aux fichiers. Cela encourage les membres de votre équipe à collaborer directement sur les fichiers enregistrés sur le nuage pour un travail simultané sur un fichier donné. Cela peut également faciliter l’expansion de votre entreprise, vos fichiers étant organisés de manière compréhensible pour tous. Enfin, une structure de fichier uniforme dans toute votre organisation peut garantir que tout le monde adhère aux mêmes pratiques, réduisant ainsi le risque de confusion et d’erreurs.
Le rôle de l’automatisation dans la gestion des fichiers
Le processus d’organisation et de maintien de votre hiérarchie de fichiers est rarement une tâche que les membres de l’équipe veulent faire et celle-ci n’apporte aucune valeur ajoutée directe à vos clients. L’automatisation peut aider à simplifier ce processus, vous faisant gagner du temps et réduire le risque d’erreurs pour ultimement vous permettre de vous concentrer aux activités à valeur ajoutée pour vos clients. Voici quelques astuces pour automatiser votre hiérarchie de fichiers :
- Déterminez votre structure de hiérarchie de fichiers et vos conventions de dénomination. Avant de commencer à automatiser votre hiérarchie de fichiers, déterminez visuellement votre structure de dossier, vos conventions de dénomination de fichiers, les identifiants uniques pour ceux-ci et les dossiers en utilisant des outils de tableau blanc tels que Vani ou Miro. Cela garantira la cohérence et la facilité d’utilisation dans toute votre organisation.
- Utilisez des fonctionnalités d’automatisation. Il existe de nombreux outils d’automatisation disponibles qui peuvent vous aider à créer et à gérer votre hiérarchie de fichiers. Par exemple, Zoho CRM, Flow et WorkDrive peuvent créer automatiquement un dossier pour un événement ou un déclencheur donné et le remplir avec des documents modèles. Il est également possible d’envoyer automatiquement des documents MailMerge et Zoho Sign dans le bon dossier lorsqu’ils sont complétés.
- Optimisez les intégrations. Plusieurs solutions de stockage basées sur le cloud, telles que OneDrive, Google Drive et Dropbox, offrent des intégrations avec d’autres outils, tels que Zoho Flow. Cela vous permet d’automatiser de nombreux processus similaires à ceux que vous feriez avec Zoho WorkDrive.
- Effectuez régulièrement une révision et une maintenance de votre hiérarchie de fichiers. L’automatisation peut simplifier le processus d’organisation et de maintenance de votre hiérarchie de fichiers, mais elle nécessite toujours des révisions et des mises à jour régulières. Assurez-vous de vérifier périodiquement votre structure de dossiers, vos conventions de nomenclature et les autorisations de fichier pour vous assurer qu’ils sont toujours efficaces et à jour.
Comment créer des dossiers et fichiers standards automatiquement avec Zoho?
Une des plus intéressantes automatisations, qui est possible de faire avec Zoho, est de créer automatiquement des dossiers et des fichiers standards sur WorkDrive lorsque vous avez une nouvelle opportunité ou lorsque vous démarrez un nouveau projet. En fonction du déclencheur souhaité, la méthode peut légèrement varier.
Premièrement, la structure hiérarchique des dossiers commence avec un dossier parent (niveau 1) qui contient des dossiers pour tous vos clients (Comptes, niveau 2) et où chaque opportunité gagnée est représentée par un dossier unique (niveau 3). Chez NSI, nous suggérons fortement d’avoir des gabarits standards pour vos outils et vos livrables. Ensuite, dans chacun des dossiers niveau 3, il y a d’autres dossiers (niveau 4) avec des documents gabarits pour supporter votre méthodologie et chacune de ses étapes. Ce niveau de dossier est aussi un bon endroit pour entreposer l’entente signée et les autres documents administratifs pertinents à l’équipe du projet.
Bien certainement, il n’est pas souhaité qu’une personne crée manuellement ces dossiers à chaque fois. Pour automatiser ces actions, il faut créer un workflow (dans Zoho CRM) à la création d’un Compte pour générer un dossier workdrive unique, si nécessaire (niveau 2). Attention, à cette étape il faut une condition pour vérifier s’il existe déjà un dossier pour ce compte. Ensuite, pour l’opportunité, un autre workflow est déclenché au changement d’étape désiré pour créer le dossier workdrive (niveau 3). La particularité dans ce workflow est le besoin d’obtenir l’information sur le Compte (dossier niveau 2) pour associer ce nouveau dossier à l’opportunité (niveau 3). Cette action est seulement réalisable avec une fonction rédigée en Deluge. Une personne moins à l’aise avec la programmation Deluge pourrait trouver une solution de contournement avec Zoho Flow. Selon la stratégie choisie, il faut mettre à jour le Compte et l’Opportunité afin que l’URL permanent du dossier s’affiche dans les pages respectives.
En conclusion
L’automatisation de votre hiérarchie de fichiers peut aider à simplifier le processus d’organisation et de maintenance de vos fichiers, vous faisant ainsi gagner du temps et réduisant les risques d’erreurs. En utilisant des outils de stockage basés sur le cloud et d’automatisation, tels que Zoho WorkDrive, vous pouvez créer une hiérarchie de fichiers structurée qui est facile à utiliser et à maintenir. Il est également important de réviser et de maintenir régulièrement votre hiérarchie de fichiers pour vous assurer qu’elle reste efficace et à jour. La somme de ces actions permettra à vos équipes d’allouer plus de temps sur les tâches à haute valeur ajoutée.
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