25 mai 2021
Harish Narayana, Conseiller Senior Performance et Technologie chez NSI, explique comment on peut automatiser 5 processus avec Zoho Books.
Faire quelque chose manuellement n’est pas toujours mauvais. Cependant, dans de nombreux cas, les propriétaires d’entreprises ont le besoin d’automatiser certaines actions afin d’éviter de réaliser des tâches répétitives tous les jours. Cela est particulièrement vrai dans le domaine de la comptabilité, où l’automatisation ne se contente pas d’éliminer le processus manuel, mais garantit également l’absence d’erreurs.
Voici 5 éléments que vous pouvez facilement automatiser dans Zoho Books:
1. Remises automatiques et frais de retard
Il est assez rare de trouver une entreprise qui ne propose pas de remises et il existe de nombreuses façons d’en proposer à vos clients. Certaines entreprises vont en offrir lors d’un achat conséquent, d’autres si le client paie bien avant la date d’échéance, et d’autres encore si le client fait des affaires depuis longtemps. Grâce aux fonctions personnalisées de Zoho Books, vous pouvez appliquer automatiquement des remises à une facture, ou ajouter des frais de retard en fonction de la date de paiement.
2. Calcul et enregistrement des commissions pour vos équipes de vente
Si vous offrez des commissions à votre équipe de vente en fonction du revenu qu’elle a apporté, vous n’avez pas besoin d’utiliser une calculatrice, ou une feuille de calcul pour calculer la commission que vous leur devez à la fin de chaque trimestre. À l’aide d’une fonction personnalisée, Zoho Books vous permet de calculer automatiquement la commission pour votre équipe de vente et d’effectuer des entrées dans Zoho Books en fonction de la formule que vous avez saisie pour calculer la commission.
3. Mise à jour d’autres applications avec vos données Zoho Books
Le partage de documents tels que les états financiers et les factures avec des personnes extérieures à l’organisation doit être effectué de manière automatisée et sécurisée, et non manuellement. Par exemple, les entreprises offrant des services professionnels facturent souvent à leurs clients les dépenses engagées dans le cadre du projet. En utilisant les Webhooks, vous pouvez envoyer automatiquement les factures de dépenses pour le projet des clients, à une application de stockage de fichiers en ligne qu’ils utilisent.
4. Facturation automatique basée sur l’étape de l’affaire
L’une des choses les plus importantes et les plus faciles à automatiser dans Zoho Books est la création d’un devis ou d’une facture en fonction de l’étape de la transaction dans Zoho CRM. L’intégration par défaut vous permet de créer soit un devis, soit une facture et de l’envoyer automatiquement à votre client, réduisant ainsi le travail supplémentaire pour votre équipe comptable.
5. Facture partagée pour les clients qui paient sur votre site Web
Si vous gérez une entreprise basée sur un modèle d’abonnement (ex : clubs, services professionnels, organisations à but non lucratif), et si les clients s’abonnent à votre entreprise sur votre site Web, vous pouvez les facturer automatiquement dès qu’ils cliquent sur « Payer ». Reliez votre page d’inscription des membres à Zoho Books par le biais d’une passerelle de paiement, et chaque fois qu’un client effectue un paiement lorsqu’il s’inscrit à vos services, une facture lui est automatiquement envoyée. Grâce à des fonctions personnalisées, vous pouvez même configurer des factures de renouvellement qui seront envoyées chaque mois.
Vous cherchez à automatiser l’une de vos transactions financières ? Parlez à l’un de nos experts pour savoir comment Zoho Books peut rendre la comptabilité plus efficace dans votre entreprise.
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