4 novembre 2022
Julie Charron-Latour PHD, Directrice Projets – Leader Amélioration Continue chez NSI explique comment bien réussir votre transformation numérique.
Une transformation numérique, ça ne se fait pas en claquant des doigts
Une transformation numérique, ça ne se fait pas en claquant des doigts. Plusieurs étapes doivent être accomplies et un certain ordre respecté. Par exemple, peu importe la grosseur de l’organisation, il est essentiel de bien comprendre ses processus afin de bien définir et assigner les rôles et responsabilités. En effet, les gestionnaires peuvent identifier les rôles nécessaires pour soutenir ces processus et s’assurer que chaque rôle est correctement défini. En outre, une bonne compréhension des principaux processus peut aider les gestionnaires à déléguer plus efficacement les tâches et à suivre les progrès.
Quels sont les principaux processus?
Les principaux processus d’une organisation sont les activités de base nécessaires pour atteindre ses objectifs. Par exemple, une organisation aura au moins quatre processus principaux : les ventes, les opérations, le support et les finances. Chaque processus a un objectif et une fonction différents, mais les quatre sont essentiels à la réussite de l’organisation.
Les ventes sont chargées de générer des revenus pour l’organisation. Les opérations sont chargées de produire les biens ou les services que l’organisation vend. Le soutien comprend toutes les activités non liées à la production qui sont nécessaires au fonctionnement de l’organisation, comme les ressources humaines et le marketing. Enfin, les finances sont chargées de veiller à ce que l’organisation dispose des fonds nécessaires à son fonctionnement et à sa croissance.
Ces quatre processus doivent fonctionner ensemble pour que l’organisation soit performante. Si un processus ne fonctionne pas correctement, cela peut avoir un impact négatif sur les autres processus.
Étape 1 : L’importance de connaître vos principaux processus
Un processus de haut niveau est la séquence globale d’étapes qui prend les intrants des fournisseurs et les transforme en extrants qui sont livrés aux clients. SIPOC est un acronyme pour Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers. L’objectif principal d’un diagramme SIPOC est d’aider les organisations à comprendre leurs processus et à les communiquer en interne et en externe.
Étape 2 : Définir les rôles et les responsabilités
Dans toute organisation, il est essentiel que les rôles et les responsabilités soient clairement définis pour que l’entreprise fonctionne sans heurts. Il existe plusieurs façons de le faire, mais l’une des plus populaires est connue sous le nom de RASCI.
RASCI est l’abréviation de Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, and Informed. Ce système permet d’identifier qui est responsable de quelles tâches au sein de l’entreprise. Il comprend également une matrice de compétences, qui permet d’identifier les compétences nécessaires pour chaque poste.
Étape 3 : Gestion des rôles et des responsabilités
Bien que la gestion des rôles et des responsabilités puisse être un défi, elle est essentielle pour maintenir l’efficacité du flux et éviter les goulots d’étranglement. L’un des moyens d’y parvenir est de développer la polyvalence dans les équipes de travail et ainsi, permettre aux employés d’accomplir plusieurs tâches. Cela permet non seulement de faire avancer les choses en cas d’absence d’une personne, mais aussi d’accroître la flexibilité et l’agilité de l’organisation dans son ensemble. Autrement dit, une personne qui travaille dans les opérations devrait être capable de prêter main forte aux ventes.
Lors de la gestion des rôles et des responsabilités, il est important de tenir compte des objectifs globaux de l’organisation et de la manière dont chaque individu s’intègre dans ce tableau. En définissant clairement les attentes et en déléguant les tâches en conséquence, chacun saura ce que l’on attend de lui et sera en mesure de travailler ensemble plus efficacement. Une communication régulière est également essentielle pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et travaille à des objectifs communs.
Chez NSI, nous pensons que la définition des processus et les rôles et responsabilités doivent être pris en compte lors d’une transformation numérique. Nos experts sont en mesure de vous guider pour trouver le bon niveau de détail nécessaire pour intégrer et donner vie à vos outils d’entreprise, notamment la suite Zoho.
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