16 novembre 2021
Frédéric Stankunas, Conseiller Performance et Technologie chez NSI explique comment traiter vos données dans Zoho CRM.
L’effervescence des technologies des dernières années aide grandement les entreprises de toutes tailles à faire leur place dans un marché des plus concurrentiels. Que ce soit par leur accessibilité, leur facilité d’utilisation ou leur intégration infonuagique, les solutions logicielles, telles que Zoho, offrent un avantage non négligeable aux entreprises d’ici.
En ayant maintenant la chance d’avoir un contenant de qualité pour stocker les informations vitales d’affaires, il est impératif que les entreprises se dotent de techniques et de pratiques de qualité afin de faire subsister le contenu qui se trouve dans ces outils numériques. Voici les bonnes pratiques afin de bien gérer les données dans Zoho CRM afin de s’assurer que celles-ci restent propres et à jour:
- Formation des utilisateurs
- Standardisation des champs et données
- Standardisation des nomenclatures
- Procédures de recherche et de création de fiches
Bien former les utilisateurs
Évidemment, un travail en amont auprès des utilisateurs du système est impératif afin de maximiser le potentiel d’un système. En effet, la formation des utilisateurs se doit d’être standardisée et documentée afin d’assurer la pérennité du transfert de connaissances au sein de votre organisation. L’équipe de NSI Solution est outillée afin de vous aider au niveau de votre gestion du changement ainsi que de votre transition vers un nouveau système.
Standardisation des champs
Il est très facile de perdre le contrôle des données d’un CRM. En effet, une simple typo du genre « Quebec », à la place de « Québec » peut rendre vos données et rapports désuets. Afin d’éviter ceci, il est primordial de faciliter la vie de vos utilisateurs en implantant des champs standards. Cela leur évite de commettre des erreurs. Des champs de type liste déroulante, par exemple, permettent de mitiger grandement le risque en offrant à l’utilisateur uniquement des choix présélectionnés.
Standardisation des nomenclatures
La standardisation des nomenclatures dans un système CRM permet de garder une certaine propreté des données, en plus de faciliter et d’agrémenter son utilisation. Il est beaucoup plus facile de se retrouver dans le module « Opportunités », par exemple, lorsque celles-ci ont une nomenclature standard.
Procédures de recherche et de création de fiches
Finalement, il est très important de bien implanter et contrôler la procédure de création de fiches. En effet, un des plus grands problèmes du traitement des données dans le CRM est la gestion des doublons. Cette problématique peut être fortement contrôlée en amont lors de la formation des utilisateurs. Il est très important d’établir une procédure claire de recherche d’enregistrements ainsi que de création de fiches afin d’éviter de ruiner vos données.
Il est évident que toutes bonnes pratiques de traitement des données d’un CRM commencent par une transition et une implantation de qualité. La formation des utilisateurs est un catalyseur de qualité quand il s’agit du contenu d’un système informatique.
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