Mise en contexte
Fondé en 1995, EnviroCentre est un organisme à but non lucratif basé à Ottawa dont la mission est d’accompagner les individus, les entreprises et les municipalités dans l’adoption de pratiques plus durables et respectueuses de l’environnement. L’organisation développe et déploie des programmes visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre, à promouvoir le transport durable, à améliorer l’efficacité énergétique et à accélérer l’adoption de solutions propres et sobres en carbone, tant à l’échelle locale que nationale.
Avec la croissance d’EnviroCentre et l’expansion de ses programmes, l’organisation gère un volume croissant de données liées aux participants, aux partenaires, aux projets et aux activités opérationnelles.
Le projet visait à centraliser et à uniformiser les processus clés de l’organisation tels que la gestion des participants, le suivi des programmes, la gestion des partenaires et la production de rapports au sein d’un système unifié. Il visait aussi à améliorer la qualité, l’accessibilité et la traçabilité des données afin de maximiser l’impact environnemental et la portée de ses initiatives.
Solutions proposées
Évaluation complète des processus internes d’EnviroCentre afin d’identifier les besoins, les lacunes et les opportunités d’amélioration au niveau des programmes, des partenariats et des rapports.
Centralisation des données dans Zoho CRM comme pour le suivi des programmes, la gestion des relations, la gestion des inventaires et la coordination opérationnelle.
Intégration de l’automatisation marketing avec le CRM.
Intégration avec la plateforme Marketbox afin de simplifier la prise de rendez-vous.
Déploiement de Zoho Forms afin de simplifier la collecte de données et assurer des mises à jour précises, structurées et en temps réel de la part des participants, partenaires et fournisseurs.
Implantation de Zoho Analytics afin d’offrir des tableaux de bord, des rapports automatisés, un suivi d’inventaire et des indicateurs de performance pour soutenir le suivi et la prise de décisions stratégiques.
Configuration d’automatisations système (rappels, notifications, attribution de tâches et suivis) afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire la charge de travail manuelle.
Formation offerte au personnel d’EnviroCentre afin d’assurer l’adoption du système, promouvoir les meilleures pratiques et permettre aux équipes d’utiliser les outils Zoho de façon efficace et autonome.
Gains
- Réduction importante de l’utilisation de fichiers Excel dispersés et d’outils de suivi manuels, grâce à la standardisation et à la consolidation des données au sein d’un seul système (25 fichiers Excel éliminés)
- Réduction significative de l’usage de documents papier et PDF par les conseillers
- Centralisation des données des participants, partenaires et programmes dans Zoho CRM, offrant au personnel et à la direction une visibilité en temps réel sur les activités de l’organisation
- Amélioration du suivi des programmes et de la facturation, permettant de mesurer plus efficacement l’engagement des participants et les résultats
- Rapports enrichis grâce à Zoho Analytics, avec accès à des indicateurs de performance, des tableaux de bord personnalisables et des rapports automatisés
- Réduction des doublons, des erreurs de saisie manuelle et des incohérences liées à la fragmentation des outils
- Gain de temps administratif grâce aux automatisations (rappels, attribution de tâches, suivis, notifications internes)
- Amélioration de la fiabilité de la collecte de données grâce à Zoho Forms, réduisant la saisie manuelle
- Efficacité accrue de l’équipe de développement des affaires grâce à la gestion des prospects, des opportunités et des contacts dans Zoho CRM
- Uniformisation des processus internes entre les programmes et les équipes
- Réduction de la charge administrative, permettant au personnel de se concentrer davantage sur la livraison des programmes et l’engagement des parties prenantes
Satisfaction atteinte des objectifs
Satisfaction des interventions