7 décembre 2021
Israël Papillon, Directeur Finance chez NSI, nous explique comment simplifier la facturation dans Zoho Books.
Dans la plupart des entreprises, le processus de facturation ne génère pas de valeur ajoutée pour la clientèle. Autrement dit, le fait que la préparation d’une facture nécessite une heure plutôt qu’une minute influence très peu la qualité du service ou du produit pour lequel le client est prêt à payer.
Le processus de facturation étant un centre de coûts pour l’organisation, il est dans son intérêt de trouver des façons de facturer sa clientèle de manière plus efficiente. En consacrant moins de temps à la facturation, l’équipe devient plus disponible pour effectuer des tâches qui ont une valeur ajoutée pour les clients et cela permet ainsi à l’entreprise de devenir de plus en plus concurrentielle.
Les fonctionnalités de l’application de comptabilité Zoho Books sont en constante évolution et permettent à des millions d’entreprises à travers le monde de simplifier et optimiser leur processus de facturation.
En voici quelques-unes:
- Liste de prix par client / par article
Vous offrez une tarification privilégiée à une catégorie de clients ou pour certains articles? Dans Zoho Books, Il est possible de créer des listes de prix que vous pourrez appliquer automatiquement lors de la préparation de vos devis et factures. Fini les calculs manuels à chaque fois!
- Approbation et conversion simplifiée des devis
Lorsque vous envoyez un devis à un client par Zoho Books, ce dernier peut l’accepter en un clic de bouton. Le système peut ensuite le convertir automatiquement en facture, selon les paramètres que vous aurez choisis. Pour votre client: fini l’impression de l’estimé, la signature manuelle, la numérisation du document signé et l’envoi par courriel. Pour vous: fini la double saisie de l’information du devis au moment de la facturation.
- Création et envoi de facture d’acompte
Vous exigez un dépôt initial lorsque le client accepte votre devis? Générez une facture d’acompte en un clic qui sera envoyée par courriel. Le client pourra payer en ligne, selon vos termes, et l’acompte sera automatiquement comptabilisé dans Zoho Books comme crédit disponible au compte du client.
- Modèles de factures et courriels
Certains de vos clients préfèrent l’anglais ou l’espagnol? Certains de vos clients souhaitent retrouver des informations spécifiques sur vos factures qui ne sont pas pertinentes pour vos autres clients? Avec Zoho Books, il est possible de créer des modèles pour chaque type de document (devis, bon de commande, facture) et chaque type de courriel envoyé. Vous pouvez assigner des modèles par défaut à certains clients, ou les choisir au moment de la création de la transaction, selon vos besoins. Fini le copier-coller et les factures modifiées manuellement!
- Suivi par bons de commande et facturation partielle
Selon votre secteur d’activité, par exemple dans le cas d’appels d’offres publics, il se peut que la facturation de vos contrats doive se faire partiellement et à différents moments pendant la durée du contrat, parfois pendant une période prolongée.
Dans Zoho Books, le module bons de commande permet de suivre facilement l’avancement de la facturation et des paiements reçus. Vous pourrez donc savoir à n’importe quel moment pendant la durée du contrat ce qu’il reste à facturer, ou si c’est le temps de faire approuver un nouveau bon de commande par votre client. Fini les problèmes de surfacturation, annulation, note de crédits et confusion! Vous serez à jour dans vos suivis.
Cette courte liste ne fait qu’effleurer certaines fonctionnalités de Zoho Books qui permettent d’optimiser le processus de facturation.
La liste complète est très longue et heureusement, l’équipe de NSI Solution est en mesure de vous accompagner dans l’implantation des fonctionnalités permettant de générer le plus d’économies et de temps pour votre organisation.
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