Proanima

188 embauches en un an. Proanima a bâti ses RH autour de Zoho.

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Client

Industrie

Envergure du projet

Pôles d'expertise

Mise en contexte

Proanima est un organisme à but non lucratif qui assure la gestion animalière pour ses villes partenaires depuis 2012. En remportant le contrat de services animaliers de la Ville de Montréal, l’organisme a vu ses effectifs croître rapidement et a dû automatiser certains processus internes. Pour accompagner cette expansion et optimiser la gestion des ressources humaines, l’organisation a entrepris une véritable transformation numérique.

Dans cette optique, Proanima a fait appel à NSI Solution afin de revoir sa plateforme de formation et ses outils RH, dans le but de mieux soutenir ses équipes actuelles et futures. L’objectif était de mettre en place des solutions performantes, évolutives et intégrées, facilitant le recrutement, l’accueil des nouveaux employés, la gestion des formations et le suivi des collaborateurs en poste.

Ainsi, différents outils de la suite Zoho ont été déployés, notamment Zoho People, Zoho Recruit et Zoho Learn, afin d’unifier et d’automatiser les processus clés liés à la gestion du capital humain.

Solutions proposées

Zoho Learn : Mise en place d’une plateforme de formation et de différents parcours adaptés selon les besoins spécifiques des différents métiers.

Zoho Recruit : Mise en place de la plateforme de recrutement permettant la gestion des postes à pourvoir et des candidatures.

Mise en place de Zoho People afin de centraliser les informations des employés, la plateforme d’intégration et automatiser différentes tâches administratives des ressources humaines.

Intégration des plateformes Zoho Recruit et Zoho People pour centraliser les informations importantes et offrir une expérience candidat optimale du dépôt de sa candidature jusqu’à son intégration comme employé de Proanima.

Gains

  • 4 820 candidatures reçues et traitées dans l’ATS, avec réponses automatisées, la boîte courriel générique est abandonnée.
  • 188 offres d’emploi transmises par Zoho Sign, plus rapidement et en conformité avec les exigences légales.
  • Transfert automatisé des données d’embauche vers le dossier de l’employé, puis vers le fournisseur de paie par API.
  • Charge administrative allégée pour la conseillère en ressources humaines et la technicienne à la paie.
  • Formation standardisée et accessible pour une main-d’œuvre dont plus de 70 % compte moins d’un an d’expérience.
  • Visibilité sur l’avancement des formations et meilleur accompagnement des employés.

Satisfaction atteinte des objectifs

Satisfaction des interventions

Témoignage

« L’accès centralisé à l’information permet une bonification de l’efficacité de l’équipe RH ainsi que l’optimisation de processus qui touchent d’autres équipes dont les finances, les TI, les communications et les opérations.

– Une diminution importante des tâches administratives. Centralisation des données mettant fin à l’utilisation de fichiers Excel pour assurer les suivis. L’ajout des workflows permet de faire les suivis à temps, en informant les personnes clés dans les délais.

– Une meilleure résilience au sein de l’équipe advenant l’absence d’un membre.

– Pour les 188 embauches effectuées, la technicienne à la paie a été libérée d’environ 35 h de travail car elle n’a plus à créer manuellement les dossiers employés dans le système de paie.

– Notre délai moyen de recrutement est demeuré similaire à notre taux habituel malgré le nombre élevé de postes à recruter. Ayant habituellement une dizaine de postes à combler, nous en avions plus de 70 à combler à l’intérieur de 2 mois d’affichage. »

Stéphanie Pelletier-Galarneau
Directrice des ressources humaines